Как грамотно организовать сметный электронный документооборот и хранилище

Как грамотно организовать сметный электронный документооборот и хранилище

В работе строительных компаний вопрос использования и хранения всей необходимой многочисленной документации стоит достаточно остро.

Помимо множества разноплановых документов, в документообороте задействовано обычно большое число участников: подрядчики, проектные организации, госэкспертиза, застройщики, органы муниципальной власти и др. От оперативного обмена документами зависит и сдача объектов в срок, и качество работы строительной компании в целом.

Компания Адепт реализовала следующее IT-решение: систему сметного электронного документооборота  – Адепт: Сметный электронный документооборот (СЭД). Данное решение  позволяет систематизировать и автоматизировать сметный документооборот, а также решает целый спектр задач, которые актуальны для всех участников отрасли.

Система сметного электронного документооборота  Адепт: СЭД подключается к программам серии Адепт: Адепт:Смета, Адепт:BIM,  Адепт:Управление строительством,  Адепт:Проект.

Данная система позволяет:

- Настроить бизнес-процессы, связанные с единым хранением всех документов по объектам с распределением доступа.

- Запускать перекрестные схемы проверок.

- Согласовывать и подписывать документы с помощью ЭЦП.

- Хранить различные версии документов.

- Настраивать функции отслеживания и мониторинга времени проверки каждого документа.

 1.      Единое цифровое хранилище документов.

Внутри данного модуля можно формировать структуру папок для хранения документов. Вся информация защищена и хранится на серверах заказчика.

 2.      Ролевая система хранения с распределением доступа.

Доступ к папкам и документам настраивается индивидуально под каждого участника строительного процесса.

3.   Версионность

Каждый документ может храниться в системе в формате различных версий. Каждую версию можно отдельно открыть и посмотреть динамику изменений.

4.    Быстрый просмотр и редактор данных

Сметы на ПИР, сметы на СМР, калькуляции ,акты, графики производства работ, спецификации BIM, созданные в программах Адепт, могут загружаться напрямую из системы или в систему для просмотра, редактирования и формирования новой версии документа.

5.    Вложения

Для каждого документа могут быть добавлены индивидуальные вложения, которые можно посмотреть только погрузившись в данный документ.

6.      История

По каждому документу можно отслеживать историю изменений по следующим параметрам:

1. Дата добавления  редактирования документа
2. ФИО автора или редактора
3. Местонахождение документа
4. Дата и автор добавления вложений

 7.      Перекрестная проверка

Любой документ может быть отправлен на согласование между отделами, подразделениями или участниками процесса.

Для перекрестной проверки существует карта статусов, которая позволяет настраивать маршрут. Документ уходит на согласование по данному маршруту, например: Главный специалист отдела – Руководитель отдела – Директор.

- Каждый участник проверки получает уведомление о документе

- Для каждого этапа проверки можно настроить лимит времени

8.      Итоговое согласование

Когда документ прошел все этапы проверки, он может быть отправлен на финальное согласование с подписание с помощью ЭЦП.

9.      Отчеты

Для получения данных о статусе документов можно воспользоваться системой отчетов: - Отчеты по статусам. На каком статусе, какие документы находятся.

- Отчеты о нарушении сроков. Какие документы и у кого превысили время проверки и хранения.

- Общий отчет по всем документам системы на хранении.

Все возможности программы Адепт: СЭД можно посмотреть здесь

Кейсы по реализации данного решения в крупных Российских компаниях читайте здесь