Электронная исполнительная документация. Нормативные акты

• Электронные формы актов: не только типовые
• Быстрое внедрение благодаря импорту актов
• Удобная навигация и исключение ошибок
• Согласование и подписание актов с юридической силой
• Что даёт системе «Адепт» преимущество

Все больше строительных компаний переходят на электронный формат исполнительной документации. Однако ключевой вопрос, который волнует заказчиков, — насколько гибкой будет система: можно ли в электронном виде использовать именно те формы актов, к которым привыкли в компании? И как соблюсти требования нормативной документации?

Система «Адепт» позволяет работать как с типовыми формами актов, так и с вашими собственными шаблонами — без потери соответствия нормативным требованиям.

Электронные формы актов: не только типовые

В системе «Адепт» предусмотрен обширный каталог исполнительных документов — более 250 различных актов, включая все нормативные. Этого уже достаточно для большинства задач. Но главное — вы не ограничены типовыми шаблонами.

С помощью Редактора актов можно создавать собственные формы: заполнять нужные поля, редактировать содержание и адаптировать шаблон под практику вашей организации. Предусмотрен предварительный просмотр: вы сразу видите, как документ будет выглядеть в системе, а при необходимости — можете сохранить его в формате .docx для печати или распространения.

Рис.1 Предварительный просмотр созданного акта

Быстрое внедрение благодаря импорту актов

Для ускорения перехода на цифровой документооборот в системе предусмотрена возможность импорта актов из архивов. Это особенно удобно для компаний, которые уже ведут исполнительную документацию по отработанным шаблонам: достаточно загрузить действующие формы, и они сразу станут доступны в системе.

Таким образом, сохраняется преемственность, и переход на электронный формат проходит без потери времени и качества.

Удобная навигация и исключение ошибок

Все акты в «Адепт» распределены по категориям: это помогает быстро найти нужный документ и исключить ошибки при заполнении. Например, если вы заполняете журналы входного контроля, система не предложит акт, относящийся к другому разделу (например, «Р.6 ОЖР»).

Кроме того, можно настроить отображение только тех актов, которые действительно нужны вашей команде.

Рис 2. Для удобства акты рассортированы по категориям

Рис 3. Акт и его версия для печати

Согласование и подписание актов с юридической силой

Следующий важный шаг в цифровизации исполнительной документации — согласование и подписание актов. В системе «Адепт» это реализовано с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП) по международному стандарту CAdES (CMS Advanced Electronic Signatures). Этот формат признан во многих странах и обеспечивает юридическую значимость электронных документов, сопоставимую с бумажными оригиналами, подписанными собственноручно.

Таким образом, вы можете не только создавать, но и полноценно оформлять исполнительную документацию без перехода в бумажный формат.

Что даёт системе «Адепт» преимущество

Модуль "Исполнительная документация" предлагает:

• Каталог из более чем 250 типовых актов, распределённых по категориям.
• Быстрый подбор нужного акта для заполнения исполнительной документации.
• Редактирование содержания акта и просмотр в реальном времени.
• Импорт готовых актов из корпоративных архивов, ускоряющий цифровизацию бизнеса.
• Исключение ошибок при подборе акта, что повышает качество управленческих решений.
• Юридически значимое подписание документов через ЭЦП.

Результат: прозрачность строительного процесса и снижение издержек, связанных с ошибками и скоростью в оформлении актов

Система «Адепт» помогает компаниям перейти на электронное оформление исполнительной документации без потерь — и с ощутимыми преимуществами. За счёт автоматизации рутинных операций, удобных средств редактирования и импорта, системной навигации и готовых форм - акты оформляются быстрее, чище и с меньшим количеством ошибок.

По оценкам пользователей, сроки сдачи отчётных материалов сокращаются в 2–3 раза, а управляемость проектной документацией существенно повышается.

Система Адепт помогает строительным компаниям качественно и быстро оформлять исполнительную документацию, обеспечивая прозрачность и оперативность учета выполненных работ.

Подробнее о программе Адепт:Исполнительная документация

Посмотреть один из кейсов по цифровизации

Рекомендуем почитать: Как ускорить согласование строительной документации: современные подходы

Новости цифровизации строительства читайте в нашем Телеграм-канале: Присоединяйтесь к нам в группе ВКонтакте: https://vk.com/adept_cifrovizaciya_stroiki