Машиночитаемая доверенность: зачем она нужна стройке и как её поддерживает «Адепт»

• Зачем стройке МЧД
• Нормативные требования
• Что такое МЧД?
• Как «Адепт» закрывает задачу работы с МЧД

Зачем стройке МЧД

Строительные проекты всегда включают десятки участников: заказчики, подрядчики, технические заказчики, проектировщики, экспертизы. С переходом на ЭДО – электронная подпись (ЭЦП, УКЭП и т.п.) становится обязательным элементом работы. < Каждому из участников регулярно приходится подписывать электронные документы — от проектной документации и исполнительных схем до актов выполненных работ.

Главная проблема — проверка полномочий. Бумажная доверенность на площадке не успевает «жить» в реальном темпе стройки: её сложно доставить, актуализировать или отозвать. Именно поэтому машиночитаемая доверенность (МЧД) становится ключевым инструментом — она позволяет проверить полномочия автоматически в момент подписания, а значит, снижает риск ошибок и ускоряет процессы.

Таким образом, МЧД позволяет:

• автоматизировать проверку полномочий в момент подписания, без бумажных доверенностей с курьерской доставкой,
• уменьшать риск ошибок и злоупотреблений — ведь МЧД можно быстро отозвать, обновить или перепроверить в системе,
• вести прозрачный реестр доверенностей, отслеживать жизненный цикл полномочий: кто, когда и какими полномочиями наделён, когда был отзыв, была ли передоверенность и т.д.,
• интегрировать проверку полномочий с электронным документооборотом подрядчиков, экспертных организаций и госструктур — что ускоряет взаимодействие и уменьшает административные задержки.

Нормативные требования

Законодательство уже жёстко регламентирует использование машиночитаемой доверенности:

• С 1 сентября 2024 года физические лица, действующие по доверенности от организации или ИП, обязаны подавать и подписывать электронные документы с использованием машиночитаемой доверенности (МЧД), а не просто сертификатов сотрудников-юрлиц.

Что такое МЧД?

Машиночитаемая доверенность — это электронный документ в формате XML, который заменяет бумажную доверенность в ЭДО. Она фиксирует, кому именно и на какой срок организация передала полномочия.

• Формируется в информационной системе и подписывается квалифицированной электронной подписью руководителя или иного уполномоченного лица.
• Содержит сведения о доверителе, представителе, его полномочиях, дате выпуска, сроке действия доверенности.
• Срок действия доверенности не зависит от подписи физического лица. Руководитель может выдать МЧД на сотрудника на любой удобный отрезок времени.
• Информационные системы автоматически распознают данные и проверяют полномочия, что исключает риск использования «недействительных» подписей.
• Машиночитаемую доверенность сотрудники должны добавлять ко всем комплектам документов, которые подписывают личной электронной подписью от лица своей организации. При этом, если все документы подписывает исключительно руководитель организации, менять схему работы на новую не требуется.

Главное отличие от старой схемы в том, что сертификаты электронной подписи сотрудников больше не действуют. Теперь все сотрудники подписывают документы только с приложением МЧД, а сертификаты УКЭП выдаются исключительно руководителям и индивидуальным предпринимателям. Минцифры и ФНС устанавливают единые структурные требования к МЧД: машиночитаемый XML-формат, регистрация в распределённом реестре, подпись руководителя, возможность передоверия, срок доверенности и др.

Как «Адепт» закрывает задачу работы с МЧД

Чтобы соответствовать этим правилам и при этом облегчить жизнь участникам стройки, в «Адепт» был доработан отдельный блок «МЧД».

В системе Adept есть возможность подписывать документы с помощью УКЭП с МЧД, УНЭП, ЭЦП.

Теперь система не только фиксирует доверенности в цифровом виде, но и:

• ведёт единый реестр доверенностей (ручное добавление или автоматическая загрузка из КИС ЕСМ и «Контура»);
• поддерживает гибкую настройку доступов к работе с МЧД через справочник ролей;
• автоматически рассылает уведомления о необходимости проверки полномочий и результатах проверки;
• показывает в профиле пользователя карточку МЧД с вкладками «Карточка» и «История», а также с разделением информации на три блока:
  1. Общая информация
  2. Список доступных к подписанию УКЭП блоков
  3. Запрос ручной проверки МЧД;
• фиксирует жизненный цикл доверенности в виде таблицы на вкладке «История»: от её регистрации до завершения срока действия.

Таким образом, система «Адепт» помогает компаниям на стройке не просто «иметь МЧД», а работать с ней по-настоящему эффективно:

• полностью соответствовать нормативным требованиям,
• исключить задержки с проверкой полномочий,
• обеспечить прозрачный и безопасный документооборот,
• держать под контролем жизненный цикл каждой доверенности.

Для стройки это означает меньше бюрократии, быстрые согласования и уверенность в юридической чистоте каждого подписанного документа.

Подробнее о программе  Адепт:Исполнительная документация

Посмотреть один из кейсов по цифровизации

Рекомендуем почитать: 

Новости цифровизации строительства читайте в нашем Телеграм-канале   и ВКонтакте