Цифровая стройка изнутри: как работает система управления исполнительной документацией в ТДСК

• Как на практике организовано цифровое ведение исполнительной документации на десятках объектов и между несколькими генподрядчиками?
• Почему ТДСК начала цифровизацию исполнительной документации
• Как проходило внедрение системы «Адепт» в ТДСК
• Результаты стартового проекта и масштабирование
• Как устроена работа в системе сегодня
• Строительный контроль, предписания
• Входной контроль и акты: единая логика, общий стандарт
• Как устроено цифровое пространство: структура объектов и прозрачность процессов
• Цифровизация, которая работает
• Что изменилось после внедрения системы «Адепт» в ТДСК
• Результаты за 2 года
• Что дальше?
• Почему получилось

Как на практике организовано цифровое ведение исполнительной документации на десятках объектов и между несколькими генподрядчиками?

Томская домостроительная компания (ТДСК), крупнейший застройщик региона, более двух лет применяет систему «Адепт», выстроив устойчивую цифровую практику. В кейсе — реальные этапы внедрения, организационные решения, работа с подрядчиками и то, как сегодня ведётся документация по каждому объекту — от журналов до актов, от входного контроля до сдачи документов в ГСН.

Почему ТДСК начала цифровизацию исполнительной документации

До внедрения цифровой системы в ТДСК сбор и оформление исполнительной документации оставались трудоёмкими и разрозненными процессами. Каждый генподрядчик и их подрядные организации вели журналы по-своему, а бумажный формат затруднял контроль, замедлял проверки и приводил к рискам при сдаче документации в ГСН.

При масштабах компании — с десятками объектов и несколькими генеральными подрядчиками — стало очевидно: необходимы единые цифровые процессы, прозрачные для всех участников — от ПТО до строительного контроля.>

Задачи, которые требовалось решить:

• автоматизировать сбор всей ИД в одном месте
• вести журналы (ОЖР и специальные) и строительный контроль в системе
• ускорить проверку исполнительной документации;
• централизовать хранение документов;
• обеспечить соответствие требованиям НПА и ГОСТов;
• организовать цифровое оформление предписаний и строительного контроля — с фиксацией замечаний, сроков и статусов устранения;
• подключить представителей Госстройнадзора к проверкам через систему
• упростить коммуникацию между участниками стройки.

Целью стало создание единого цифрового пространства, в котором работают все участники стройки — без потери данных, с учётом ответственности и с возможностью контроля в любой момент.

Как проходило внедрение системы «Адепт» в ТДСК

1. Старт внедрения

На старте проекта ТДСК сразу обозначила ключевую особенность: в составе холдинга работают три генеральных подрядчика, у каждого — собственные команды и объекты. Чтобы учесть эту структуру, внедрение решили разделить на три параллельных этапа. Для каждого генподрядчика был выбран отдельный проект для старта внедрения, на котором обучались специалисты и отрабатывались новые процессы.

2. Анализ и подготовка (2 недели): Изучение бизнес-процессов, формирование групп обучения.

Предварительно команда «Адепт» совместно с заказчиком провела анализ бизнес-процессов: как ведётся исполнительная документация, какие инструменты используются, где возможны точки роста. Это позволило спланировать процесс обучения, определить ролевые модели и подготовить график внедрения.

Это важный этап, позволяющий адаптировать программный инструмент под реальные задачи.

По каждому стартовому проекту — по одному от генподрядчика — была сформирована своя обучающая группа.

3. Выбор проектов, на которых будет запущено внедрение.

От этого этапа зависела успешность адаптации программного комплекса и его дальнейшее масштабирование. Команда, которая подключается к процессу должна быть гибкой и готовой к изменениям, которые являются неотъемлемой частью любого внедрения.

От каждого генподрядчика собиралась группа опытной эксплуатации. Мы рекомендовали для большей эффективности делать численность таких групп до 20-ти человек. Группы включали представителей Генподрядчика, специалистов ПТО, строительного контроля Заказчика и ключевых специалистов субподрядчиков.

Был создан чат для оперативного взаимодействия, который продолжает функционировать и на текущий день.

4. Настройка и адаптация (2 недели): Подготовка системы, заведение пользователей, согласование дорожной карты.

На этом этапе шла настройка системы, Определение перечня загрузки необходимых для работы шаблонов форм исполнительной документации, согласование перечня ролей и состава прав для пользователей, выполняющих данные роли.

Ролевая модель подвергалась изменениям и в течение внедрения, т.к. бизнес-процесс утверждался по факту работы с группами пользователей системы.

5. Обучение (около 2 недель на группу): Обучение процессам (создание/заполнение журналов, создание актов, входной контроль). Определение ответственных лиц и заданий.

На старте обучения был составлен список всех участников проекта с указанием их ролей в процессах. Это не просто должности, а реальные задачи: кто загружает документы, кто проверяет, кто подписывает, кто выдает предписания и контролирует устранение замечаний. Это позволило построить реальную цепочку действий, в которой каждый понимал своё место.

Работа проходила следующим образом: в течение двух недель каждую группу обучали работе с программой — созданию журналов, заполнению данных, входному контролю. После обучения давались задания, определялись ответственные лица. К следующей встрече участники должны были внести конкретную информацию. Иногда встречи переносились из-за занятости или форс-мажоров.

Важным фактором успеха на этом этапе стало участие представителей Заказчика, ответственных за внедрение. С их стороны был организован регулярный контроль, поддержка обучающихся и оперативная связь с командой «Адепт». Такая вовлечённость помогала оперативно решать организационные и методические вопросы, поддерживать темп внедрения и обеспечивать заинтересованность всех участников процесса.

На выходе каждая команда получила не только понимание системы, но и согласованную модель работы. Руководство — подтверждение, что процесс отлажен, а сотрудники готовы к ежедневному использованию решения.

Результаты стартового проекта и масштабирование

По завершении проекта команда внедрения проанализировала результаты работы каждой обучающейся группы. Итоги оформлялись в виде презентаций: срез по количеству созданных журналов, оформленных актов, выявленных замечаний и действиям по ним, а также уровень усвоения материала.

В июне 2022 года ТДСК приобрела систему «Адепт». Осенью началось внедрение в эксплуатацию — с настройкой, обучением и началом работы на объектах. В январе 2023 года, по результатам первых месяцев использования, ТДСК расширила количество лицензий и начала масштабирование на все объекты. Было докуплено ещё 500 лицензий.

Сегодня в системе ежедневно работают более 270 специалистов, включая всех участников строительного процесса — от субподрядчиков до ГСН.

В 2024–2025 годах произошло продление договора. Проект полностью передан в сопровождение технической поддержке Адепт. Подключена система Helpdesk. Все пользователи могут обращаться не только через службу поддержки, но и через сохранившийся чат.

Как устроена работа в системе сегодня

В ТДСК цифровое ведение исполнительной документации стало частью повседневной работы на каждом объекте. В системе работают специалисты из Томска, Северска, Кемеровской области и Новосибирска. Все процессы стандартизированы, структура — единая: каждый дом — это отдельный проект, с заведенными журналами, актами и прикреплёнными документами.

В системе ведутся:

Общий журнал работ (ОЖР) — в электронном виде, с подписанием квалифицированной электронной подписью (УКЭП);

Специальные журналы — по забивке свай, сварочным работам, антикоррозионной защите сварных соединений, монтажу строительных конструкций и другим видам работ;

Журналы входного контроля — с загрузкой документов качества по поставкам, подписанием журналов ответственными лицами.

Каждый участник стройки работает в своей зоне ответственности:

Генподрядчики организуют ведение журналов и контроль за своевременностью заполнения;

Субподрядчики заполняют свои разделы, вносят акты и документы;

Главный прораб осуществляет контроль за полнотой, корректностью и своевременность оформления;

ГСН подключаются к регистрации общих журналов работ и подписанию титульных листов, осуществлению проверок хода строительства и могут проставлять отметки по проверкам в разделе 6 Общего журнала работ.

Строительный контроль, предписания

Одно из ключевых направлений работы в системе — цифровой строительный контроль и оформление предписаний.

Проведение инспекций и ведение базы предписаний по проектам с отслеживанием сроков выполнения и просрочек. Представители строительного контроля (со стороны заказчика или генподрядчика) оформляют предписания прямо в системе — с указанием сути замечания, сроков устранения и ответственных исполнителей.

Все предписания отслеживаются в системе по статусам: «Создано», «Выполнено», «Проверено», либо «Повторно», если при проверке выявлены неисправленные замечания.

Инспекторы могут зайти в систему, посмотреть документацию, внести замечания, оформить предписание — и всё это фиксируется в цифровом виде. После проставления УКЭП в любом блоке системы, информация блокируется на изменение, что исключает возможность задним числом изменить данные.

Все пользователи, включая субподрядчиков, работают в системе с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и машиночитаемыми доверенностями (МЧД). Необходимые приказы и подтверждающие документы размещаются в разделе «Партнёры».

Входной контроль и акты: единая логика, общий стандарт

Особое внимание в системе уделяется входному контролю — это один из обязательных разделов исполнительной документации. В «Адепте» он организован в виде специализированного журнала, в котором фиксируются:

• дата поступления материалов;
• результаты проверки;
• прикреплённые документы качества;
• подписи ответственных лиц.

Как устроено цифровое пространство: структура объектов и прозрачность процессов

Внутри системы «Адепт» каждый объект строительства в ТДСК — это отдельный цифровой проект.

При строительстве микрорайона проекты объединяются в группу путем создания папки с проектами. Каждый проект — это строительная площадка со своим разрешением на строительство. Журналы, акты, архив документов, строительный контроль ведутся внутри конкретного проекта.

Иерархия проектов чётко отражает реальные процессы на стройке: каждый участник видит только те объекты, над которыми работает. Такая организация обеспечивает защищённость данных и сохраняет прозрачность взаимодействия между генподрядчиком, субподрядчиком и заказчиком.

Все действия фиксируются в системе:

• время и авторство загруженных документов,
• авторство созданной исполнительной документации,
• факт подписания исполнительной документации,
• время отправления оповещений о необходимости подписания,
• факт создания замечаний и предписаний и отслеживание их жизненного цикла.

Встроенная логика уведомлений помогает не терять важные события — например, когда поступило новое предписание или акт вернули на доработку.

Блок «Задач» в системе позволяет каждому пользователю видеть пул задач, которые назначены ему на выполнение. Задачи формируются в системе автоматически в связке с системой уведомлений.

Контроль со стороны заказчика и Госстройнадзора стал проще: можно зайти в карточку проекта, открыть журнал, проверить статус работ и наличие подписей. Не нужно запрашивать документы по почте или ждать бумажные копии — всё доступно в один клик.

Цифровизация, которая работает

Опыт ТДСК показывает, как в масштабной строительной компании можно выстроить зрелую и эффективную цифровую практику. За два года удалось не просто внедрить систему, а сделать её естественной частью повседневной работы всех участников: от ПТО до представителей ГСН.

В результате:

• исполнительная документация ведётся в едином цифровом пространстве по всем объектам;
• процессы стандартизированы и прозрачны;
• каждый участник понимает свою роль и отвечает за результат;
• оформляются предписания, отслеживаются замечания, фиксируются сроки устранения;
• электронная подпись применяется всеми участниками, включая субподрядчиков;
• данные хранятся централизованно и доступны для контроля в любой момент.

Система «Адепт» помогает соблюдать нормативные требования, снижать нагрузку на инженерный состав и формировать культуру ответственности на каждом этапе строительства. В компании продолжается развитие цифровых практик.

Для ТДСК цифровизация исполнительной документации — это не просто автоматизация, а инструмент управления качеством строительства и зрелое решение, соответствующее задачам компании сегодня и в будущем.

Что изменилось после внедрения системы «Адепт» в ТДСК

Результаты за 2 года

• Автоматизация всех этапов ведения ИД, в том числе ОЖР и спецжурналов.
• 270 пользователей ежедневно работают в системе.
• Переход к обязательному цифровому формату
• Участие всех подрядчиков по договору, без «вне-системных» действий.
• Интеграция с контролирующими органами — работа ГСН в одном цифровом поле.
• Формирование внутренней экспертизы: передача опыта работы новым пользователям.

Что дальше?

ТДСК — первая компания в регионе, которая системно подошла к цифровизации исполнительной документации. Но это не финиш, а только промежуточный этап.

Продолжается внутренняя оптимизация процессов — от распределения ролей до глубокой аналитики.

Почему получилось:

• Проектное внедрение по генподрядчикам. Каждый из трёх генеральных подрядчиков в холдинге проходил внедрение по своей траектории, с отдельной проектной группой и пилотным проектом.
• Организация и вовлечённость со стороны Заказчика - ключевым фактором успеха стало активное участие Заказчика. Именно он организовал процесс внедрения, сформировал проектные группы и обеспечил вовлечённость всех участников — от представителей генеральных подрядчиков до субподрядных организаций. Благодаря этому удалось выстроить рабочую модель на каждом объекте и двигаться поэтапно, с учётом особенностей каждого участника.
• Пилотные проекты в реальных условиях — не учебный класс, а стройка.
• Чёткое распределение ролей— кто и за что отвечает в системе.
• Работа в программе «Адепт» закреплена на уровне договоров с подрядчиками. При приёмке работ проверяется на наличие актуальная исполнительная документация. Это обеспечивает дисциплину, прозрачность и полный контроль на всех этапах
• Внутреннее управление и поддержка. Работа строилась не только на инструкциях, но и на личной вовлечённости руководства, главных инженеров и специалистов ПТО.
• Гибкость и сопровождение. Постоянная поддержка со стороны команды внедрения, чаты, связь с куратором на каждом этапе, helpdesk

Подробнее о системе «Адепт: Исполнительная документация»

Получите бесплатный доступ к системе Адепт:Исполнительная документация на 14 дней 

Рекомендуем почитать: Как перейти в цифру. Что включает в себя цифровая трансформация