Как организовать работу удаленных сметных подразделений с помощью системы электронного документооборота

Проблемы удаленных подразделений, занимающихся сметной документацией

Обычная ситуация: компания занимается подготовкой проектов, у неё есть несколько подразделений в одном или разных городах, в которых параллельно работают специалисты.

У каждого в сети или на компьютере хранятся документы: сметы, материалы, пояснительные записки, договора. У этих документов бывают версии, они изменяются. В процессе работы они проходят проверку и согласование.

Существующие системы электронного документооборота не привязаны к сметам.

- Невозможно увидеть изменения в расчетах, где и кем была допущена ошибка, можно видеть только готовый документ, который согласован.
- Нет информации что происходило со сметой или другим документом, на каком этапе проверка и как долго она длится.

Преимущества системы электронного документооборота и управления сметной документацией

Специально для управления сметной документацией была разработана система сметного документооборота « Адепт: СЭД».

Система позволяет связать между собой географически распределенные подразделения компании, обеспечить надежную систему хранения, обработки и последующей передачи смет и иных документов с возможностью их проверки и отслеживания результата деятельности сотрудников.

Информация хранится в едином пространстве, где у каждого специалиста или руководителя есть определенные права доступа, нет риска потерять документы.

Система обеспечивает оперативность и прозрачность внутреннего согласования. Вы сможете видеть, кем и когда взят документ на проверку, как долго он проверяется, а так же выдать необходимые замечания, присвоить статусы (настраиваются индивидуально, например «Необходима проверка», «Взято на проверку», «Согласовано» и т.д.)

Основные функции системы сметного электронного документооборота «Адепт: СЭД»:

- Управление сметным документооборотом в компании.
- Гибкое разграничение прав доступа к документам.
- Хранение версий смет и графиков, что позволяет накопить и использовать большую базу объектов аналогов на разных этапах работы.
- История работы с каждым из документов.
- Анализ загрузки подразделений, отделов, сотрудников в компании.
- Генератор отчетов для руководства.
- Хранение любых приложений по сметами или проектам.
- Возможность подписки по e-mail на любые изменения.
- Организация «перекрестной» проверки смет. Обмен протоколами о проверке и многое другое, что позволит Вам максимально эффективно осуществлять деятельность Вашей организации в плане управления проектами.

Результат внедрения системы электронного документооборота и управления сметной документацией:

- Повышение эффективности сотрудников при проведении контроля качества работ;
- Обеспечение взаимодействия сотрудников в едином цифровом пространстве;
- Экономия расходов на сметные программы за счет использования единого комплекса во всех подразделениях;
- Сокращение трудозатрат специалистов при создании смет за счет использоваия накопленной базы объектов и смет;
- Сокращение времени и ресурсов на сопровождение сметных систем за счет использования единой системы во всех подразделениях.

Установка и сопровождение:

Программа ставится на сервере компании для работы в едином пространстве. В лицензионное обслуживание входят ежемесячные версии программы с новыми возможностями, в том числе по Вашему заказу, горячая линия, консультации.

Самое крупное подобное решение было реализовано для КЭС-Холдинга (сейчас ПАО «Т Плюс») в 2014 году для автоматизации работы 1500 специалистов. КЭС-Холдинг выдвинул созданное решение на конкурс «Проект года, выбор it-директоров России», как лучшее отраслевое решение в отрасли ТЭК. Почитать, что они написали о результатах внедрения проекта можно здесь, в отрасли ТЭК – проект «Унификация и централизация процесса сметного планирования в компаниях КЭС-Холдинга».

Подробное видео о работе программы можно посмотреть по ссылке

Рубрики